Je hoort het steeds vaker ‘zelfsturende’ of ‘samensturende’ organisaties, een nieuwe aanpak voor effectieve samenwerking. In de moderne werkwereld is goede samenwerking cruciaal voor succes. Maar wat als we de traditionele hiërarchieën loslaten en inzetten op collectieve verantwoordelijkheid en gedeelde besluitvorming? En welke gevolgen heeft dit voor de rol van HR? Dat vertellen we je aan de hand van praktijkervaring bij onze klant Tiwos. Benieuwd? Lees dan verder en laat je inspireren.
Wat betekent een “samensturende organisatie” eigenlijk?
Elke organisatie heeft mensen nodig die zich inzetten voor succes en het behalen van vooraf vastgestelde doelen. Deze successen en doelstellingen worden bereikt door samen te werken in teams. Verschillende teams – zoals het HR-team dat zorgt voor het geluk van medewerkers en het financiële team dat economisch welzijn waarborgt – dragen bij aan het behalen van deze doelen.
In een hiërarchische besturingsvorm hebben leidinggevenden de eindverantwoordelijkheid voor de prestaties van het team. Dit is het traditionele model waarin de leiders de besluitvorming en werksturing controleren. Hier komt bij samensturing echter een nuance naar voren.
“We hebben de focus van ‘leiden’ naar ‘leren’ verschoven en ervaren hierdoor een versterking van de wendbaarheid van onze organisatie”
Tiwos, Tilburgse Woonstichting
In een samensturende organisatie wordt de verantwoordelijkheid voor besluitvorming en de manier van werken gedeeld door alle teamleden. Dit bevordert gelijkwaardigheid, betrokkenheid en creativiteit binnen het team. Hierdoor hebben alle teamleden de mogelijkheid om bij te dragen aan het nemen van beslissingen en het sturen van het werkproces. Dit stimuleert een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij het behalen van de doelen van de organisatie.
Welke rol speelt HR bij deze vorm van besturing?
De rol van HR verandert in verschillende opzichten. De HR adviseur blijft een belangrijke rol spelen bij het faciliteren en ondersteunen van de ontwikkeling naar samensturing, maar de teams worden hierin voornamelijk ondersteund door een individuele coach, een teamcoach en vooraf opgestelde kaders die een werkproces zoals werving en selectie uitleggen.
HR heeft in deze organisatiestructuur voornamelijk een expertrol. Wanneer het gaat om specifieke HR expertise zal HR een dominante rol hebben. Denk hierbij aan disfunctioneren, verzuim, werving en selectie, etc. HR zal binnen deze HR topics de medewerkers en teams begeleiden. En wanneer het echt vergaande kennis vraagt, dan zal HR volledige eigenaarschap op zich nemen.
In samenwerking met HR wordt uiteindelijk een cultuur gecreëerd van transparantie, vertrouwen en samenwerking en het ontwikkelen van de benodigde vaardigheden en mindset.
Een voorbeeld uit de praktijk
Werving en Selectie
Wanneer er behoefte is om het team uit te breiden of een medewerker te vervangen, wordt het kader Werving en Selectie in gang gezet. Dit proces richt zich op het vinden van de ideale kandidaat die zowel op persoonlijk als op inhoudelijk gebied perfect aansluit. En wie is er beter geschikt om deze perfecte match te maken dan de directe collega’s?
De Teamcoach fungeert als een ondersteunende kracht die het team begeleidt bij het stellen van de juiste vragen en hen helpt om te bepalen hoe het team het beste kan worden uitgebreid. Denk aan het identificeren van de benodigde vaardigheden, competenties en ervaring die nodig zijn om de teamdoelstellingen te behalen. Nadat het team heeft bepaald wat er nodig is, wordt de HR-afdeling benaderd. Het team komt samen met HR om het werving en selectieproces te bespreken en een plan van aanpak te maken voor de vacature. Dit omvat onder andere het opstellen van een selectiecommissie, akkoord aanvragen voor het uitbreiden van uren en het opstellen van een functieprofiel.
De praktijk opgesomd
Van start: Het team benadert HR om hun vraag uit te zetten. HR verzorgt de planning van de werving en denkt mee over wie de gesprekken gaan voeren. Vaak zijn het de ervaren collega’s die ervoor kiezen om deel te nemen aan de gesprekken, omdat zij goed zicht hebben in het profiel dat wordt gezocht.
De vacature gaat eruit: HR schrijft als expert de vacaturetekst en na akkoord van het team, wordt de vacature gepubliceerd.
De selectie: Het team selecteert de kandidaten met wie ze in gesprek willen en voert de selectiegesprekken. HR kan ondersteunen in de gesprekken of achteraf bij het maken van de juiste keuzes. HR stelt vragen als ‘waar onderscheid deze kandidaat zich ten opzichte van de anderen?’. Op deze manier wordt het team getriggerd dieper na te denken, wat soms nodig is. We zien dat op dit soort momenten dat de teamleden echt eigenaarschap laten zien. Daarbij vragen medewerkers ook actief om feedback.
De keuze: Uiteindelijk maakt de selectiecommissie een keuze wie hun nieuwe collega wordt. HR zal ter ondersteuning meedenken. Echter is het streven: “Laat de medewerkers verantwoordelijkheid pakken om de koers te bepalen”. En dit is dan ook wat een grote groep van de medewerkers doet.
Wat zien we gebeuren in een samensturende organisatie?
Medewerkers reageren verschillend op het krijgen van deze rol bij werving en selectie, en verwachten soms ook nog steeds dat ‘een manager’ het initiatief moet nemen. Echter is dit niet meer het geval, omdat managers niet meer bestaan in de organisatie. Het eigenaarschap voelen over dit thema begint steeds ‘normaler’ te worden en is zichtbaar binnen de teams.
“Daarnaast merk je dat medewerkers vaak nog onzeker zijn: ‘kan ik dat wel’? Maar door deze aanpak ontdekken ze talenten waar ze geen weet van hadden. Vanuit HR moet je dan wel kritisch zijn op de flow. Zorg dat medewerkers dingen doen waar ze bevlogen in zijn.Daarnaast is het belangrijk dat HR zich faciliterend opstelt. Luister goed naar de medewerkers op de werkvloer.”
HR Adviseur bij Tiwos
Kom in contact
Benieuwd naar meerdere voorbeelden of heb je vragen? Neem contact op met onze HR-consultant Koen. Hij heeft interim werkervaring opgedaan in een samensturende organisatie.
